Rejsedage er ofte noget, der følger med et spændende job – også mit. Men det skal være enkelt at rejse – både før, under og efter rejsen. Det bliver det med Travel-X, som effektivt fjerner meget af den ”ekstra rejsetid”, som jeg tidligere måtte ”påregne” til forskudsbestilling, rejsebestilling og rejseafregning. Nu klarer jeg det hele direkte fra skærmen – uanset hvor jeg befinder mig – hurtigt og nemt. 


Rejseplanen tager få minutter 
Det skal være enkelt at rejse. Derfor foretrækker jeg så lidt papirarbejde som overhovedet muligt. Tidligere var der masser af blanketter, der skulle udfyldes og afleveres før rejsen. Efter at vi har fået Travel-X, kan jeg både bestille forskud og rejse i én arbejdsgang – direkte fra skærmen. I stedet for en masse papirarbejde kan jeg nøjes med at udfylde en elektronisk blanket. Her skriver jeg mine ønsker om forskud, rejsemål, transport, hotel, bil m.v., og sender oplysningerne til godkendelse hos min chef. Det kræver kun et tastetryk. 

Det virkelig smarte ved den elektroniske rejseplan er, at jeg kun skal registrere mine ønsker én gang. Når min chef har godkendt rejsen, sender systemet automatisk mine ønsker til rejsebookeren og kassen. På den måde ved alle i organisationen, hvad jeg har brug for. I dag bruger jeg kun 2 minutter på at bestille rejser og forskud. Når jeg først har fået bestilt, behøver jeg ikke tænke mere på rejsen, før jeg skal af sted. 


90% af rejseafregningen er udført på forhånd
Tidligere var det lidt stressende at komme tilbage fra en rejse, fordi der både var opgaver og en tidskrævende rejseafregning, der lå og ventede. I dag samler der sig stadigvæk opgaver sammen på mit bord, men Travel-X klarer til gengæld min rejseafregning på få minutter. Systemet har nemlig lavet 90% af min rejseafregning før jeg overhovedet får åbnet computeren – simpelthen fordi systemet genbruger de data, jeg har indtastet i min rejseplan, og fordi kreditkortposterne automatisk bliver indlæst og konteret i relation til rejsen. Det betyder, at jeg er blevet fri for at rode rundt med 117 blanketter. 

Tidsbesparelsen er til at mærke. Det skyldes bl.a. jeg ikke skal sidde og bikse med at udregne rejsedage, diæter, indtastning af kreditkortkøb – eller vente på opgørelsen fra kreditkortselskabet. Det klarer systemet for mig. Jeg har adgang til mine kreditkortposter online. Det betyder, at posterne allerede er lagt ind i systemet, når jeg skal lave min rejseafregning. Alt hvad jeg skal gøre, er at kontrollere kreditkortposterne, indtaste et par kontantbilag og klikke en gang. Så overføres rejseafregningen til min chef, som skal godkende. Da det hele foregår online, kan jeg lave det hvor som helst, når som helst – også derhjemme, i de tilfælde, hvor dét passer mig bedst.


Bedre overblik over udlæg end nogensinde
Jeg rejser en del. Det bliver til mange forskud og udlæg. I en travl hverdag skal man jo nærmest være bogholder for at holde styr på alle de forskud og tilgodehavender. Jeg må sige, at jeg aldrig haft bedre overblik over mine tilgodehavender end nu, hvor vi har fået Travel-X. Systemet giver mig totalt overblik over mine forskud, mine udlæg, og hvad jeg mangler at få retur. Og som en slags ekstra bonus får jeg faktisk også alle mine tilgodehavender udbetalt langt hurtigere end tidligere.


Håndterer også udlæg, der ikke er rejserelaterede
Det er ikke kun i relation til mine rejser, at Travel-X letter min hverdag. Systemet gør det også lettere at holde styr på alle mulige typer af udlæg – fx parkering, broafgifter, færgebilletter, forretningsmiddage og kørselsgodtgørelse. Det betyder, at jeg kan nøjes med at lave én samlet afregning. Jeg har valgt at afregne for mine udlæg hver 14. dag – men det kunne fx også være hver måned. Eller hver uge. På den måde slipper jeg for at bære rundt på en masse bon´er. Og jeg er samtidig helt sikker på, at jeg får indrapporteret al min kørsel.