Jeg er chef for vores eksportafdeling, og har bl.a. ansvar for at godkende mine medarbejderes rejser og rejseomkostninger. Som leder har jeg altid bunker af andre opgaver, der også kræver min opmærksomhed. Derfor har jeg brug for hele tiden at have overblik og nå hurtigt ind til kernen, når jeg godkender rejser og rejseomkostninger. Begge dele kan jeg med Travel-X.


Fuldt overblik over rejser, der skal godkendes
Jeg har mange vigtige opgaver, som kræver min opmærksomhed i det daglige – og for at nå det hele, skal jeg være effektiv på alle områder. Det kræver overblik. Jeg skal ofte godkende rejser, og jeg ved faktisk ikke hvordan jeg har kunnet klare det tidligere uden Travel-X. Systemet
giver mig overblik over hvilke rejser, jeg endnu ikke har godkendt – og bringer mig samtidig hurtigt ind til kernen i den enkelte rejsesag. 

Systemet gør mig opmærksom på nye rejseanmodninger fra mine medarbejdere – og placerer anmodningerne automatisk på en oversigt over ikke-godkendte rejser. Denne oversigt holder mig ajour med hvilke rejser, der skal godkendes, og giver mig hurtig adgang til detaljer om den enkelte rejse. Her kan jeg fx se, hvem der skal af sted, hvad rejsens formål osv. 

Ud over at effektivisere godkendelse af rejseanmodninger, gør systemet det også nemt for mig at godkende rejseafregning og vurdere rejseomkostninger. Med et par klik kan jeg fx se, om omkostningerne for en given rejse afviger fra andre rejser til samme destination – og meget andet.


Nem viderefakturering
Vi viderefakturerer en stor del af vores rejseomkostninger. Men vi har tidligere haft en udfordring mht. at få viderefaktureret alle omkostninger, fordi vi ikke havde et ordentligt, samlet overblik over alle rejseomkostninger på en given rejse. Det har vi i dag med Travel-X. Det betyder, at vi nu får dækket alle vores udgifter. Travel-X gør det således nemt for mig at følge med i, hvor meget vi har brugt af rejseudgifter på en sag.

Samtidig er det også vigtigt for mig at have styring med flest mulige facetter i forbindelse med rejseaktiviteterne. Så jeg er meget glad for, at jeg kan få opsummeret tallene i Travel-X med ganske få tastetryk. Har jeg brug for at se de samlede udgifter, kan jeg få opsummeret de forskellige omkostningstyper – eksempelvis fortæring eller transport – for den samlede rejse. De opsummerede omkostningstyper vises i et særligt skærmbillede, uanset antallet af bilag. Jeg kan godkende omkostningerne med et tastetryk – hvorefter sagen er ude af mine hænder, og på vej mod næste led i organisationen. Alt dette sikrer, at jeg kan nå meget mere med en mindre indsats.


Online. Altid lige ved hånden. 
Tidligere modtog jeg stakkevis af blanketter, eller sad med næsen i et regneark, når jeg skulle godkende rejseanmodninger eller rejseafregninger. Jeg skulle typisk klare det på kontoret. Efter vi har fået Travel-X, kan jeg se og godkende alt fra skærmen. Og da alt foregår via internettet har jeg nu fået frihed til at få godkendelsesopgaverne fra hånden hvor som helst – blot jeg er i nærheden af en internetadgang. Alt foregår elektronisk, og data er samlet på én central database. Det betyder, at jeg slipper for at bruge tid på at lede efter forsvundne rejseafregninger. I dag ved jeg præcis, hvor alting er.