Som økonomichef fokuserer jeg bl.a. på at minimere dobbeltarbejde i økonomiafdelingen. Med Travel-X har vi fået skåret godt ned på dette, fordi systemet automatiserer alt det, der tidligere stjal meget tid i forbindelse med at bogføre rejseomkostninger i vores økonomi- og lønsystemer.


Intet indtastningsarbejde og lettere håndtering af tilgodehavender 
Tidligere skulle mine medarbejdere selv udregne godtgørelser, og indtaste de forskellige rejseomkostninger i økonomisystemet på de respektive konti, afdelinger, projekter etc. I dag, hvor vi har fået Travel-X foregår dette automatisk. Den rejsende registrerer selv sine udgifter til bl.a. fortæring og transport i systemet. Til hver af disse omkostningstyper hører et kontonummer – der sikrer, at rejseomkostningerne indlæses korrekt i vores økonomisystem fra Travel-X. Denne automatisering har frigivet betydelige ressourcer, som kan bruges til andre opgaver her i økonomiafdelingen. 

Det er ikke bare min bogholder, men også min lønansvarlige, som oplever betydeligt mindre tastearbejde efter at vi har fået Travel-X. Det skyldes, at vi ikke længere skal indtaste den rejsendes tilgodehavender i vores lønsystem. Travel-X beregner nemlig automatisk både diæter og kørsel samt en række andre godtgørelser. Det giver os yderligere en ressourcebesparende fordel: Vi behøver ikke længere håndtere rejseomkostninger og de rejsendes tilgodehavender i to arbejdsgange, Travel-X skærer det ned til én arbejdsgang, fordi systemet automatisk indberetter medarbejdernes diæter og kørselsgodtgørelse til Skat. Det fjerner faktisk de mest tidskrævende arbejdsgange for både økonomi- og lønafdelingen, når vi taler rejseadministration.


Nemt at spore detaljer for rejser, der betales via rejsekontoen
Hver gang vores rejseplanlægger bestiller en rejse hos rejsebureauet, trækkes beløbet på vores rejsekonto. Alle fakturaer bliver automatisk matchet op mod rejseafregningerne, hvilket gør det hele noget lettere end tidligere, hvor økonomiafdelingen modtog ganske almindelige papirfakturaer fra rejsebureauet.

Jeg har ofte brug for at se, om en given medarbejder rent faktisk kom af sted på en rejse, som rejsebureauet har fået betaling for via rejsekontoen. Derfor er jeg meget glad for, at jeg kan se dette i Travel-X. Det sikrer, at jeg, eller andre i økonomiafdelingen, ikke skal sidde og slås med at knytte rejsekonto-beløb til diverse rejsende. 


Øget kontrol
Kontrol er godt – dobbeltkontrol er bedre, siges det. Hvis det er sandt, må jeg konkludere, at vi har en ret effektiv kontrol med rejseomkostningerne i vores økonomiafdeling. Vi bruger Travel-X´s elektroniske godkendelse, som rigsrevisionen har sagt god for, og som automatisk påføres. Det giver mig ro i sindet, for jeg er aldrig er i tvivl om, hvem der godkender, hvem der kontrollerer, og hvem der har bestilt en rejse etc. 
Travel-X´s transaktionslog sikrer, at jeg kan bruge systemet til at skabe grundlag for bogføring. Kort sagt: Jeg kan se, hvordan diverse poster er skabt, og hvor meget der er ført over til økonomisystemet etc. etc. Jeg kan dermed nemt afstemme Travel-X og vores økonomisystem i forhold til hinanden.


Automatiseret overførsel af vigtige data 
Travel-X downloader automatisk data fra vores kreditkortudbyder og informationer til vores økonomisystem. Vi skal ikke foretage os noget, medmindre der er tale om kreditkortposter, som vi ikke lige umiddelbart kender - fx fra nye medarbejdere el. lign. Ud over at spare ressourcer, sikrer den automatiske dataoverførsel også, at jeg altid får hentet al kreditkortdata – uanset om jeg er tilstede, eller om jeg er syg eller på ferie. Systemet kan også overføre data mellem Travel-X og vores økonomisystem. Smart.