Rejseomkostningerne skal være korrekte, når de bogføres i vores økonomisystem. Det er mit ansvar at gå bag om tallene i rejseafregningerne, og sikre at alt er i orden – og at jeg modtager alle rejseafregninger. 


Forhåndskontrol minimerer fejl fra starten
I dag bruger jeg langt mindre tid på at følge op på trivielle udfyldningsfejl i det materiale, jeg modtager fra de rejsende. Det skyldes, at Travel-X et langt stykke ad vejen selv tjekker, at de rejsende har udfyldt tingene rigtigt, når de indtaster deres rejseudgifter. Systemet konterer nemlig automatisk rejseomkostningerne efter nogle ganske bestemte retningslinjer, som jeg selv har sat op. Disse retningslinjer styrer hvilke dimensionskombinationer, der er tilladte i forbindelse med konteringen. Desuden sørger systemet også for at deltagere i forbindelse med repræsentationsudgifter bliver registrerede. Denne forhåndskontrol er god at have, for det frigiver tid, som jeg kan bruge på andre opgaver.


Effektiv kontrol med mindre indsats
Min udfordring er at tjekke alt for fejl og mangler. Det er lidt af en opgave, når man modtager bunker af bilag i forbindelse med hver medarbejderrejse. Heldigvis er det blevet meget lettere at krydstjekke de fysiske bilag ved hjælp af Travel-X. Jeg har nemlig alle bilagsposterne i elektronisk form på en oversigt, som er udarbejdet af den rejsende selv. Disse informationer er strukturerede og korrekte. Og jeg er aldrig i tvivl om at den ansvarlige chef har haft øjnene på tallene. Endelig kan jeg altid se, hvilke rejseafregninger, jeg mangler at få kontrolleret. Så i dag kan jeg koncentrere mig mere om at tjekke bilagene og sikre, at alle nødvendige oplysninger er der – og at de er placeret på de rigtige omkostningstyper. 


Automatiske rykkerprocedurer gør arbejdet for mig
Jeg er meget begejstret for Travel-X´s automatiske rykkerprocedurer. Systemet sender automatisk meddelelser ud, der sikrer, at de rejsende får indleveret deres rejseafregninger. Den automatiske rykker er min garanti for, at de rejsende gøres opmærksom på, at de skal aflevere deres afregning – uden at jeg behøver bruge tid på at maile, ringe eller på anden måde følge op gentagne gange. Det er virkelig befriende at jeg ikke længere skal bruge så meget krudt på rykkere i hverdagen! Så nu får jeg kradset alle rejseafregningerne ind til tiden – selv om mine kolleger altid har tusind andre ting at se til, når de kommer tilbage fra en rejse.